Im Jahr 2000 reichten noch wenige Gigabyte für Programme und Daten aus. Heute beansprucht schon manches E-Mail-Postfach an der Universität Leipzig mehr Speicherplatz. Unser Bedarf an Speicher wächst stetig – sei es für Videos, Musik, komplexe Datenbanken oder intelligente Programme, die auf künstlicher Intelligenz basieren. Weltweit betrachtet nimmt die jährlich erzeugte Datenmenge exponentiell zu. Speicherplatz muss weltweit aber auch bei uns regelmäßig erweitert werden, was Ressourcen bindet und zu kontinuierlichen CO2-Emissionen führt. Dennoch denken wir oft nicht daran, dass Speicherplatz begrenzt ist und hinterfragen immer seltener unsere Datenablage. Es kommt vor, dass ein Dokument in verschiedenen Versionen vorliegt, beispielsweise mit den Zusätzen „01“, „02“, „Final“ oder „Final2“, und dieselbe Datei als tausendfache Kopie auf den unterschiedlichsten Rechnern der Universität verteilt liegt.
Alleine an der Universität Leipzig stehen Mitarbeitenden und Studierenden eine Vielzahl von Ablageorten zur Verfügung: auf dem Abteilungslaufwerk, dem persönlichen Laufwerk, in der Speicherwolke, in Moodle, in Chatsystemen, auf Onlineplattformen und vielem mehr. Hier den Überblick zu behalten, ist nicht immer leicht. So manch eine Datei kann da versehentlich in Vergessenheit geraten.
Viele Vorteile durch Löschen nicht mehr benötigter Dateien
Nutzen Sie den digitalen Frühjahrsputz, um alleine oder am besten gemeinsam mit Ihrem Team unnötige oder doppelt abgelegte Dateien und Daten gezielt zu suchen und zu bereinigen! Überlegen Sie, wie Sie künftig unnötige Datenablagen vermeiden können und vereinbaren Sie verbindliche Regeln für die Ablage! Tauschen Sie sich hierzu gemeinsam aus.
Das Löschen nicht mehr benötigter Dateien und Daten mag auf den ersten Blick lästig oder gar gefährlich erscheinen, aber es ergeben sich dadurch auch viele Vorteile:
- Umsetzung des Datenschutzes: Regelungen zum Datenschutz geben vor, dass Daten gelöscht werden müssen, wenn ihr Zweck erfüllt ist. Hierfür gelten Fristen.
- IT-Backup-Kapazität: Eine gelöschte Datei gibt gleich zweimal Speicherplatz frei – direkt auf der Festplatte und später im IT-Backup.
- IT-Sicherheit: Eine gelöschte Datei kann nicht von IT-Angriffen oder ungewollten Datenabflüssen betroffen sein.
- Ressourceneinsatz: Das Löschen nicht mehr benötigter Dateien trägt dazu bei, den Stromverbrauch, Ressourcen für die Herstellung der Speichersysteme und den CO2-Ausstoß der Universität Leipzig zu reduzieren.
Doppelte und unnötige Ablagen erschweren also nicht nur die Arbeit durch langes Suchen nach der aktuellen Version, sondern belasten auch unnötig die Umwelt. Ein Aufruf zum digitalen Frühjahrsputz ist daher nicht nur ein Aufruf zur Effizienz, sondern auch zu mehr Nachhaltigkeit.
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