Speicherplatz ist streng genommen begrenzt, aber wir hinterfragen unsere Ablagepraktiken zu selten. In unserem Artikel zum Cleanup Day 2024 hatten wir auf typische Versionierungen von Dateien Bezug genommen ("Bericht_01", "Bericht_02", "Bericht_Final" oder dann schließlich "Bericht_Wirklich_Final2"). In der Praxis liegt dann noch dieselbe Datei auf mehreren Computern, in der Speicherwolke und als E-Mail-Anhang – verteilt auf verschiedene Orte innerhalb der Universität. Diese unstrukturierte Speicherung erschwert nicht nur die Arbeit, sondern erhöht auch den Ressourcenverbrauch. Nutzen Sie daher den digitalen Frühjahrsputz, um alleine oder im Team unnötige oder doppelt gespeicherte Daten gezielt zu identifizieren und zu bereinigen! Entwickeln Sie Strategien zur Vermeidung unnötiger Ablagen und legen Sie verbindliche Regeln zur Datenverwaltung fest.
Verlinken statt Anhängen
Als Mitarbeitende können Sie einige Speichersysteme der Universität Leipzig gemeinsam benutzen. Vermeiden Sie daher Anhänge, wo es geht, und nutzen Sie stattdessen Verknüpfungen (Links) zu Speicherorten. So können Sie sicher sein, immer auf die aktuelle Dateiversion zuzugreifen.
Beispiele für gemeinsame digitale Ablageorte sind:
- Speicherwolke: Für gemeinsames Arbeiten und kurzfristige Speicherung von Dokumenten und zum Verteilen von mehreren Dateien
- Gruppenlaufwerke: Für gemeinsam genutzte dauerhafte Dokumentenablagen im Team. Für Zugriffsberechtigte kann einfach der Dateipfad verlinkt werden.
- Speicher in Chatsystemen
Oft ist es gar nicht notwendig, auf neue Datei-Versionen hinzuweisen. In Online-Kollaborationsystemen können sie gemeinsam an einer Datei arbeiten und eigenständig den aktuellen Stand einsehen.
Forschungsdaten archivieren
Ein großer Teil des zentralen Speicherplatzes wird für Forschungsdaten genutzt. Im Sinne der guten wissenschaftlichen Praxis gilt es, diese Daten zum einen sicher zu archivieren und zum anderen möglichst eine Nachnutzbarkeit sicherzustellen. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist und die Daten in einem Forschungsdaten-Repositorium archiviert wurden, müssen sie nicht mehr lokal auf den Universitätsservern gespeichert werden. Der zentrale Service Forschungsdatenarchivierung des URZ unterstützt Forschende bei der dauerhaften Speicherung von Daten im Langzeitrepositorium OpARA. Dort gibt es auch die Option, die Daten gleichzeitig zu veröffentlichen, so dass sie für andere Forschungskontexte nachnutzbar sind. Darüber hinaus existieren fachspezifische und regionale FDM-Angebote und Netzwerke, wie zum Beispiel SaxFDM oder die Projekte und Services im Rahmen der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur.
Kleine Schritte, große Wirkung
Auch wenn Sie am Digital Cleanup Day nur wenig Speicherplatz freimachen, kann dies dennoch hilfreich bei der nächsten Suche nach einer Datei und der Steigerung ihrer Arbeitseffienz sein. Diese einfachen Maßnahmen helfen:
- PC oder Laptop aufräumen: Doppelte oder unnötige Dateien löschen, nicht genutzte Programme deinstallieren, Papierkorb regelmäßig leeren
- E-Mail-Postfach entrümpeln: Unwichtige E-Mails löschen, Newsletter und Mailinglisten reduzieren
- Online-Speicher bereinigen: Temporäre Dateien entfernen, unnötige Freigaben deaktivieren
- Anhänge in Mails ablösen: Outlook und Thunderbird haben die Möglichkeit, Anhänge zu entfernen, so dass diese keinen Online-Speicherplatz mehr belegen
- Zwischenablage und Zwischenergebnisse bereinigen: Löschen von nicht mehr benötigten wissenschaftlichen Datensätzen, Trainingsdaten oder Zwischenergebnissen von wissenschaftlichen Berechnungen
Für mehr Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit!
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