Sylke Tröger vom D 1 – Drittmittelverwaltung mit Leidenschaft

„Es geht um viele Millionen Euro und um Fingerspitzengefühl, wenn mehrere Forschungseinrichtungen und Hochschulen an einem Forschungsprojekt beteiligt sind“, sagt Sylke Tröger. „Es gibt bei den beteiligten Einrichtungen unterschiedliche Verwaltungsstrukturen und auch verschiedene Anforderungen der Drittmittelgeber. Drittmittelprojekte sind auch in der Verwaltung absolute Teamarbeit – einrichtungsübergreifend.“ Tröger ist eine von zehn Mitarbeitenden im Sachgebiet 12 Drittmittelverwaltung des Dezernats 1. 1988 hat sie ihre Ausbildung zur Wirtschaftskauffrau an der Universität Leipzig begonnen und im historischen Jahr 1990 beendet. Seitdem arbeitet sie an dieser Uni. Zu ihren Arbeitsmitteln damals gehörten Buchungs- und Rechenmaschinen. „Die Währungsunion 1990, die Umstellung der Buchhaltung von DDR- zu D-Mark, habe ich genauso begleitet wie die Umbrüche an der Universität Anfang der Neunziger. Es gab viele Veränderungen in dieser Zeit, bei denen ich mich eingebracht habe. Die Umstellung auf Computer und die Einführung der Buchhaltungssoftware gehörte auch dazu.“

Seit 1994 bearbeitet Sylke Tröger Bewilligungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), sie hat also einen großen Erfahrungsschatz: „Die Anforderungen der Drittmittelgeber werden größer und komplexer. Mittlerweile ist es die Regel, dass unterschiedliche Forschungseinrichtungen in Projekten zusammenarbeiten und gemeinsam Drittmittelanträge stellen. Das bedeutet auch in der Verwaltung dieser Mittel, dass wir mit den anderen Einrichtungen gut zusammenarbeiten müssen. Die Grundstrukturen sind zwar immer gleich, aber trotzdem gibt es im Detail oft unterschiedliche Verwaltungsstrukturen, die auch damit zusammenhängen, dass viele Einrichtungen in anderen Bundesländern beheimatet sind. Hier ist Teamwork gefragt, nicht nur zwischen uns und jenen, die die Anträge schreiben, nämlich den Forschenden, sondern auch zwischen uns und den Verwaltungen der anderen Einrichtungen.“

Digitale Akte stärkt Eigenständigkeit der Forschenden

Den Überblick zu behalten, auch was die Erfüllung der Anforderungen der Drittmittelgeber betrifft, ist eine Herausforderung: „Je nach Projektpartner sind die Anforderungen und Nachweispflichten unterschiedlich streng, der Betreuungsaufwand ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Kleinere Fördersummen können einen höheren Verwaltungsaufwand bedeuten als größere.“ Vereine und Stiftungen sind ebenso Drittmittelgeber wie zum Beispiel die DFG, die die größte Förderin an der Universität Leipzig ist.

Vor dem Start umfangreicherer Drittmittelprojekte ist stets auch ein Kick-off geplant, um von vornherein wichtige Dinge bezüglich der Verwaltung festzulegen. Komplexer werdende Anforderungen, sowohl uniintern als auch durch verschiedene Mittelgeber, waren auch ein Grund dafür, im Jahr 2013 die Software IVMC für die Projektverwaltung einzuführen, mithilfe derer schneller und einfacher ermittelt werden kann, wie hoch die verfügbaren Mittel der einzelnen Drittmittelprojekte aktuell sind: „Seitdem haben wir nicht nur eine digitale Akte, die uns auch während der Corona-Zeit und mobiler Arbeit geholfen hat, unsere Arbeit nahtlos von zuhause aus zu machen, sondern bieten den Projektleiter:innen über IVMC-WEB die Möglichkeit, den finanziellen Überblick aller Drittmittelprojekte zu erhalten – eine Art Online-Banking. Damit haben wir die Eigenständigkeit der Forschenden in der Verwaltung ihrer Drittmittelprojekte gestärkt“, sagt Sylke Tröger nicht ohne Stolz.

Zu ihrer eigenen Kundschaft gehört neben dem iDiv unter anderem auch das ScaDS.AI und das Forschungsteam des SFB 1423 „Strukturelle Dynamik der GPCR-Aktivierung und -Signaltransduktion“ um Prof. Dr. Annette Beck-Sickinger. Kundschaft und Service-Dienstleister – so beschreibt Sylke Tröger das Selbstverständnis ihres Sachgebiets 12. Sie macht ihren Job leidenschaftlich gern, seit mehr als 35 Jahren.

Erstellt von: Ulf Walther